Firma: Balluff GmbH
Ort: Stuttgart, Deutschland
Branche: Entwicklung, Produktion
Mitarbeiter: 4000
Kunde seit: 2017
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung
Seit 1921 hat sich das Familienunternehmen Balluff zu einem globalen Player im Bereich der Automation entwickelt. Mit 38 Niederlassungen und Aktivitäten in 68 Ländern zählt die Balluff GmbH zum Technologieführer in der Sensorik und wird bereits in der vierten Generation von Neuhausen auf den Fildern aus geführt. Qualität steht bei Balluff schon immer an oberster Stelle und spiegelt sich in den selbst gesetzten Maßstäben der „Balluff-Qualität“ wider. Die Kommunikation im weltweit verzweigten Produktions- und Logistik-Netz spielt dabei eine entscheidende Rolle, denn es gilt die mehr als 4000 Mitarbeiter effektiv miteinander zu vernetzen. E-Mail stellt hier eines der entscheidenden Kommunikationsmittel dar, wobei die internen IT-Administratoren heute 4500 Mailboxen zu verwalten haben.
DIE AUSGANGSITUATION: SUCHE NACH NEUER E-MAIL-ARCHIVIERUNGSLÖSUNG FÜR 4500 MAILBOXEN
Die IT der Balluff GmbH war auf der Suche nach einer neuen Lösung zur E-Mail-Archivierung. Die verantwortliche zentrale Administration möchte damit sicherstellen, dass die E-Mail-Kommunikation revisions- und manipulationssicher über die Mindestaufbewahrungsfrist zur Verfügung gehalten wird.
Es musste eine Komplettlösung her zur Archivierung der ca. 4500 Mailboxen, die dabei auch noch die verantwortlichen Administratoren entlastet. Da die eingesetzte Software schwerpunktmäßig für die Entlastung der Exchange-Datenbanken und für die Speicheroptimierung der Mailboxen fungierte, war die Suche nach einer neuen E-Mail-Archivierungslösung unumgänglich.
DIE ENTSCHEIDUNG: REDDOXX MAILDEPOT SETZTE SICH DURCH
Zur Auswahl standen mehrere E-Mail-Archivierungslösungen, die durch die Techniker der Balluff GmbH hinsichtlich Funktion und Administration geprüft wurden. Neben den wesentlichen Funktionen der konsequenten und sicheren Langzeitspeicherung aller ein- und ausgehenden E-Mails sowie der nachstehenden Audit-Fähigkeit wurden die Lösungen auch hinsichtlich gesetzlicher Vorgaben und vorhandenen Zertifizierung betrachtet.
Die Lösung der REDDOXX mit dem MailDepot als E-Mail-Management- und E-Mail-Archivierungssystem erhielt den Zuschlag, da neben gesetzlichen Vorgaben auch die Anforderungen der Balluff-Administration erfüllt wurden. Darüber hinaus archiviert das REDDOXX MailDepot alle E-Mails GoBD-konform. Auch die Prüfung für die Integration in die vorhandene VMware-Umgebung wurde bestätigt und konnte somit einfach umgesetzt werden. Nur wenige Einstellungen im REDDOXX MailDepot und einige auf der Microsoft Exchange-Seite ließen eine kurze Installationszeit erwarten. Ein hoher Schulungsaufwand für den laufenden Betrieb wurde nicht erwartet, da die Techniker der Balluff GmbH bereits in der Evaluierungsphase die Lösung kennenlernten.
„Uns war es sehr wichtig, dass unser kompletter externer E-Mail-Verkehr gesetzeskonform archiviert und über die vorgegebene Mindestdauer zur Verfügung gehalten wird.“
REDDOXX MAILDEPOT ÜBER EINE IMAGE-VORLAGE EINFACH IN VMWARE IMPORTIERT
Über eine Image-Vorlage wurde die Applikation einfach in die vorhandene VMware-Umgebung importiert und dort in Betrieb genommen. Bereits in der Evaluierungsphase wurden verschiedene Einsatzmöglichkeiten des REDDOXX MailDepot getestet und ausprobiert. Hierdurch waren die Funktionen des E-Mail-Management-Systems bei der Installation bekannt, so dass der Installationsprozess und die Live-Schaltung ohne nennenswerte Probleme erfolgten.
Das REDDOXX MailDepot fungiert bei der Balluff nunmehr direkt vor der Firmen-Firewall und archiviert alle ein- und ausgehenden elektronischen Nachrichten. Der interne E-Mail-Verkehr wird hierbei aktuell nicht berücksichtigt, denn die Balluff GmbH nutzt das REDDOXX MailDepot ausschließlich zur Archivierung aller ein- und ausgehenden Nachrichten, bevor diese dem jeweiligen Mail-Postfach zugewiesen werden.
Aktuell haben die Mitarbeiter keinen direkten Zugang, da das REDDOXX MailDepot zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftsrelevante Kommunikation nach GoBD eingesetzt wird.
PROJEKTORIENTIERTE IMPLEMENTIERUNG
Aktuell stehen bei der Balluff GmbH Migrationen der aktuellen Microsoft-Office/Office 365 Umgebungen in eine hybride Struktur an. Hier sollen weltweit sowohl online-, als auch onpremise-Applikationen zusammengeführt werden. Auch hier wird die REDDOXX E-Mail-Archivierung für die Langzeitspeicherung der externen E-Mail-Kommunikation zuständig sein.
ÜBER BALLUFF
Balluff ist ein mittelständisches Unternehmen – seit vier Gene-rationen familiengeführt, gegründet in Neuhausen auf den Fildern bei Stuttgart und gewachsen zu einem weltoffenen, führenden Global Player. Ein Unternehmen mit Tradition und langjährigen Kundenbeziehungen – das gleichzeitig für seine Kunden als wichtiger Innovationspartner und Schrittmacher wirkt.
So hat sich Balluff sehr früh dem internationalen Markt geöffnet. Anfang der 80er war Balluff der erste und lange Zeit einzige Sensorhersteller mit eigener Produktion in Brasilien. Und heute ist Balluff nicht mehr nur in Neuhausen zu Hause, sondern in Europa, Asien, Nord- und Südamerika und allen anderen wichtigen Märkten – in 68 Ländern weltweit. Als Schrittmacher für Industrie 4.0 spielt Balluff mit seinen Sensor-, Identifikations- und Netzwerk-technologien und seiner Software für ganzheitliche Systemlösungen eine Schlüsselrolle für das Wachstum der Automatisierungsbranche.
Auch in Sachen Qualität setzt Balluff Maßstäbe: Weil dem Unternehmen eine konstant hohe Produktqualität nach geltenden Normen nicht genug war, hat Balluff eigene Standards geschaffen, die über das Norm-Maß hinausgehen.
